Verjährung und Verfall von Urlaub, Hinweispflichten des Arbeitgebers
In der Vergangenheit haben wir Sie bereits auf die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers betreffen den Verfall und die Verjährung von Urlaubsansprüchen hingewiesen.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat Ende 2020 sowie Anfang 2023 in mehreren Grundsatzentscheidungen das in Deutschland geltende Urlaubsrecht weiter den europarechtlichen Vorgaben angepasst.
Danach sind Arbeitgeber u.a. verpflichtet sind, ihre Mitarbeiter konkret und transparent über den ihnen zustehenden bezahlten Jahresurlaub zu informieren, so dass diese in der Lage sind, ihren bezahlten Jahresurlaub zu nehmen.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, obliegt es dem Arbeitgeber seinen Mitarbeitern klar und rechtzeitig mitzuteilen, wieviel Urlaubsanspruch sie für das jeweilige Kalenderjahr haben und sie darüber zu informieren, dass der nicht genommene Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines zulässigen Übertragungszeitraums verfallen wird (sog. Mitwirkungsobliegenheit).
Aus Nachweisgründen empfehlen wir Ihnen diese Unterrichtung unbedingt mindestens in Textform (Anschreiben, E-Mail etc.) oder aber auch schriftlich vorzunehmen. Kommt ein Arbeitgeber diesen Verpflichtungen nicht nach, hat dies zur Folge, dass in jedem Fall mindestens die nichtgenommenen gesetzlichen Urlaubstage nicht mehr verfallen und im ungünstigsten Fall über viele Jahre übertragen werden können.
Ein entsprechendes Musterhinweisschreiben, welches dies Vorgaben des BAG berücksichtigt, finden Sie am Ende dieses Artikels. Die Unterrichtung soll, so das BAG in seiner neuesten Entscheidung vom 31.01.2023, „unverzüglich“ nach der Entstehung des Urlaubsanspruchs erfolgen. Für bestehende Mitarbeiter, die bereits länger als sechs Monate im Betrieb beschäftigt sind, bedeutet dies, dass die Belehrung ab dem 1. Januar 2025 bis spätestens 10. Januar 2025 übermittelt werden muss.
Eine weitere Unterrichtung zu Beginn des 3. Kalenderquartals ist zwar nicht zwingend, jedoch in jedem Fall empfehlenswert.
Kommt der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht nach, führt dies dazu, dass Urlaubsansprüche nicht verjähren und sich dementsprechend immer weiter kumulieren können – jedenfalls soweit sie nicht durch Gewährung in Natur erfüllt werden. Nur so können sich Arbeitgeber vor entsprechenden Forderungen ihrer Mitarbeiter schützen – gerade mit Blick auf etwaige Abgeltungsansprüche kann dies ansonsten erhebliche kostenträchtige Folgen für den Arbeitgeber haben.
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