Verjährung und Verfall von Urlaub, Pflichten des Arbeitgebers

Mitarbeiter müssen ihren Jahresurlaub grundsätzlich bis zum Jahresende nehmen, sonst verfällt dieser ersatzlos mit Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres – so die gesetzliche Regelung des Bundesurlaubsgesetzes. Infolge europarechtlich-konformer Auslegung haben Arbeitgeber hierbei aber Mitwirkungspflichten.

Bereits in 2019 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ihre Mitarbeiter jährlich auf die Anzahl der bestehenden Urlaubstage hinzuweisen und diese aufzufordern, den Urlaub bis zum Jahresende zu nehmen. Aus Nachweisgründen sollte dies in jedem Fall in Textform (Anschreiben, E-Mail etc.) erfolgen.

Kommt ein Arbeitgeber diesen Verpflichtungen nicht nach, hat dies zur Folge, dass in jedem Fall mindestens die nicht genommenen gesetzlichen Urlaubstage nicht mehr verfallen und – so hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem aktuellsten Urteil vom 20. Dezember 2022 entschieden – im ungünstigsten Fall über viele Jahre übertragen werden können.

Das BAG hat nunmehr klargestellt, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters auf bezahlten Jahresurlaub zwar grundsätzlich der gesetzlichen Verjährung unterliegt. Allerdings beginnt die dreijährige Verjährungsfrist erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Arbeitgeber den Mitarbeiter über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen ordnungsgemäß belehrt und der Mitarbeiter den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat.

Unterlässt ein Arbeitgeber diesen Hinweis, so hat dies zur Folge, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch nicht verfällt und somit auch die dreijährige Verjährungsfrist erst gar nicht zu laufen beginnt. Die Unterrichtung soll, so das BAG, mindestens einmal im Jahr – am besten zu Jahresbeginn – erfolgen. Eine weitere Unterrichtung zu Beginn der 2. Jahreshälfte ist zwar nicht zwingend, jedoch in jedem Fall empfehlenswert. Die Informationsobliegenheit des Arbeitgebers gilt auch für den Anspruch schwerbehinderter Menschen auf Zusatzurlaub. Dieser erlischt daher zum Jahresende nur dann, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter (auch) über diesen hinreichend informiert hat.

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